E-Document

Célérité
Traçabilité
Suivi

Les Points Clés

La réactivité

Permet d'optimiser la réactivité des employés grâce à un point d'accès unique aux ressources fréquemment utilisées que sont la messagerie électronique et les outils collaboratifs.

La prise de décisions

Facilite la prise de décisions grâce à la collaboration et le partage de l'information

La sécurité maximale

La gestion des droits d’accès assure la confidentialité des informations qui ne seront accessibles et/ou modifiables uniquement par les personnes autorisées

Des fonctions de productivité

Inclut des fonctions de productivité conçues pour aider les utilisateurs à gérer plus efficacement le nombre croissant de flux.

Vue d'ensemble

 
  • L'application E-Document a pour but la gestion et le suivi électronique des flux circulant au sein d'une entreprise.
  • Grâce à sa généricité, le moteur Workflow de E-Document permet d’automatiser l’acheminement de tout flux pourvu que sa conception, son itinéraire et ses règles de gestion aient été définis au préalable.
  • E-Document  servira à l'entreprise qui a déjà des procédures bien définies et qui vise à les automatiser, mais également à l'entreprise qui cherche à définir des procédures de travail pour parfaire son organisation et progresser.
  • E-Document se distingue par sa gestion de tout type de documents et courriers : physiques, email, fax, électronique…
 
 

E-DOCUMNT est une solution offrant de façon native un ensemble de services pour :

  • La gestion des processus associés aux documents échangés à travers l’entreprise
  • Le contrôle et le suivi instantané des processus et des documents échangés
  • La gestion de l’intégration au S.I. existant et aux applications métiers déjà en place ou à venir
  • E-Document est une solution évolutive, intégrée et adaptable suivant les besoins des clients
 

Fonctionnalités de base

  • Gestion et suivi des flux : enregistrement  et distribution (saisie, numérisation,  rattachement, envoi, décharge et dispatching)
  • Traitement des flux : annotation, tâche, approbation, rejet et transfert
  • Traçabilité et suivi: historique, suivi des actions et des tâches (terminée, en cours, en retard).
  • Recherche et Statistique multicritère et structuré
  • Gestions des dossiers et classement des flux
  • Enregistrement et affectation des fax et des e-mails
  • Gestion d'annuaire de contacts internes et externes
  • Intégration de messagerie : envoi de messages avec liens dynamiques pour :
    • Notifications de courriers
    • Retards de traitement de courriers
    • Dépassement des délais d’exécutions des actions

Sécurité

 
  • E-Document intègre tous les aspects de sécurité liés à l’information
  • La gestion des droits d’accès assure la confidentialité des informations qui ne seront reçues et accessibles que par leurs destinataires et modifiables uniquement par les personnes autorisées

E-Document assure :

  • Sécurité d'accès aux données et aux programmes
  • Confidentialité des accès.
  • Historique des modifications.
  • Niveau d'accès aux informations par profil utilisateur.
  • Les droits d’accès, en fonction du rôle de chacun des intervenants, renforcent cette confidentialité. Aucune information ne pourra être accessible par un intervenant non autorisé.
 

Gestion des fax

 

E-Document s’intègre nativement avec tout type de serveur fax et qui peut être greffé sur n’importe quel formulaire pour permettre :

  • L’envoi automatique d’un fax.
  • La réception automatique d’un fax et son acheminement dans les flux de travail comme étant un courrier arrivé.
  • E-Document a été conçue pour la transmission et la réception réseau de courriers par fax, ainsi que l'émission et la réception de courriers par email.
  • Grâce à son architecture, tous les messages sont enregistrés de façon centralisée au niveau de l’application.
 

L’information pertinente disponible au moment opportun

 
  • Point d’accès unique pour l’ensemble des informations relatives au courrier
  • Accessible en fonction du profil de l’acteur
  • Traitement automatisé en fonction de l’évènement
  • Intégration des données provenant des systèmes d’informations existants et des applications métiers
  • Associer dématérialisation, automatisation, intégration et optimisation pour de meilleurs résultats